Se busca Administrativo (a) contable

17.05.2019

FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


CARGO

Asistente Administrativo-Gestión


REPORTA A

Director de Ejecutivo


DIRECCIÓN O UNIDAD

Dirección de Ejecutiva


2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:



Ámbito de Acción

Debe asistir administrativamente de manera eficiente y oportuna a las Unidades pertenecientes a la Dirección ejecutiva de la fundación

De igual forma, debe colaborar en la revisión y generación de documentos administrativo, manteniendo adecuado registro.

Colaborar en actividades logísticas, como gestión de materiales, espacios físicos, compra de bienes , etc.


3. REQUISITOS


Nivel de estudio

Técnico de nivel medio o superior, Profesional con experiencia en cargos similares.


Título o profesión

Secretaria/o Ejecutiva/o, Asistente Ejecutiva/o o formación afín.


Idioma

No requiere


Formación complementaria

  • Especialización en gestión de Administrativa.

  • Manejo de Office avanzado.

  • Manejo de previred y pago de Impuestos

  • Manejo de e-mail y de herramientas tecnológicas para uso

administrativo.

  • Atención de público presencial y virtual.

  • Manejo de Protocolo.

  • Manejo en técnicas de archivo y correspondencia.


Experiencia Previa Necesaria

Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares.


Competencias o Habilidades

Proactividad: Se anticipa a posibles dificultades buscando soluciones coordinadas y eficientes.

Flexibilidad: Capacidad de adaptación a cambios en la planificación de las autoridades, realizando las respectivas modificaciones en la planificación y organización de tareas.

Comunicación efectiva: Permanente retroalimentación informativa con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada.

Planificación y Organización: Establecer plan de trabajo para cumplir con las tareas encomendadas.

Responsabilidad: Obligación de responder dentro de los plazos y niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas.

Preocupación por el orden y la calidad: Verifica permanentemente la exactitud de la información y la calidad en el cumplimiento de las tareas asignadas. De igual forma, mantiene registros claros de las actividades efectuadas.

4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:

1. Gestión Documental

  • Redactar y transcribir correspondencia, oficios, actas, memorándum, informes, correo electrónico y otros documentos.

  • Elaborar y mantener actualizados registros clasificados de la documentación interna y externa, asociados a normativa, manuales de procedimientos y documentos que requieran seguimientos históricos.

  • Efectuar el control de cumplimiento de documentos a los integrantes del equipo.

  • Entrega de informes de actividades a Unidad Administrativa y directorio.

2. Gestión de Personal

  • Registro y seguimiento de procesos de contratación de personal, asociado a pagos de honorarios.

  • Rendición de Asistencia de la Dirección.

  • Registro y control de permisos administrativos, descansos complementarios y feriados legales.

3. Gestión de Compras

  • Centralización de actividades asociadas a la gestión de cotizaciones y solicitudes compras de acuerdo a Plan anual.

  • Vela por la entrega del listado mensual de materiales que requieran las distintas unidades.

  • Revisión de documentación relacionada a compras, contratación, pago de proveedores, etc.

  • Lleva control de stock de la Dirección.

  • Prepara documentación a la Unidad de Administración, para cumplimiento de los procesos de adquisiciones.

  • Pago de remuneraciones y impuestos mensuales

  • Revisión de rendiciones de caja chica.


4. Asistencia Unidades

  • Realizar y recibir llamadas telefónicas.

  • Otros que la Director determine como apoyo relevante para las Unidades.

  • Carga de datos en las Plataformas MINCAP, RED SALAS o sistema internos.

  • Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de procesos conforme a planificación entregada por las Unidades y validada por la Dirección.

5. Funciones Transversales

  • Uso de hardware (fotocopiadora, escáner, proyector, etc).

  • Derivar a unidades internas o externas consultas, evaluando la pertinencia

  • Mantener la confidencialidad y privacidad de la información recepcionada y emitida.

  • Recordar e informar permanentemente los procesos y plazos administrativos a directorio.

CONDICIONES

HONORARIOS $ 200.000 Monto líquido

Jornada

Media Jornada Mañana

9:00 a 13:00 hrs



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