Se busca Administrativo (a) contable

FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
CARGO
Asistente Administrativo-Gestión
REPORTA A
Director de Ejecutivo
DIRECCIÓN O UNIDAD
Dirección de Ejecutiva
2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:
Ámbito de Acción
Debe asistir administrativamente de manera eficiente y oportuna a las Unidades pertenecientes a la Dirección ejecutiva de la fundación
De igual forma, debe colaborar en la revisión y generación de documentos administrativo, manteniendo adecuado registro.
Colaborar en actividades logísticas, como gestión de materiales, espacios físicos, compra de bienes , etc.
3. REQUISITOS
Nivel de estudio
Técnico de nivel medio o superior, Profesional con experiencia en cargos similares.
Título o profesión
Secretaria/o Ejecutiva/o, Asistente Ejecutiva/o o formación afín.
Idioma
No requiere
Formación complementaria
Especialización en gestión de Administrativa.
Manejo de Office avanzado.
Manejo de previred y pago de Impuestos
Manejo de e-mail y de herramientas tecnológicas para uso
administrativo.
Atención de público presencial y virtual.
Manejo de Protocolo.
Manejo en técnicas de archivo y correspondencia.
Experiencia Previa Necesaria
Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares.
Competencias o Habilidades
Proactividad: Se anticipa a posibles dificultades buscando soluciones coordinadas y eficientes.
Flexibilidad: Capacidad de adaptación a cambios en la planificación de las autoridades, realizando las respectivas modificaciones en la planificación y organización de tareas.
Comunicación efectiva: Permanente retroalimentación informativa con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada.
Planificación y Organización: Establecer plan de trabajo para cumplir con las tareas encomendadas.
Responsabilidad: Obligación de responder dentro de los plazos y niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas.
Preocupación por el orden y la calidad: Verifica permanentemente la exactitud de la información y la calidad en el cumplimiento de las tareas asignadas. De igual forma, mantiene registros claros de las actividades efectuadas.
4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:
1. Gestión Documental
Redactar y transcribir correspondencia, oficios, actas, memorándum, informes, correo electrónico y otros documentos.
Elaborar y mantener actualizados registros clasificados de la documentación interna y externa, asociados a normativa, manuales de procedimientos y documentos que requieran seguimientos históricos.
Efectuar el control de cumplimiento de documentos a los integrantes del equipo.
Entrega de informes de actividades a Unidad Administrativa y directorio.
2. Gestión de Personal
Registro y seguimiento de procesos de contratación de personal, asociado a pagos de honorarios.
Rendición de Asistencia de la Dirección.
Registro y control de permisos administrativos, descansos complementarios y feriados legales.
3. Gestión de Compras
Centralización de actividades asociadas a la gestión de cotizaciones y solicitudes compras de acuerdo a Plan anual.
Vela por la entrega del listado mensual de materiales que requieran las distintas unidades.
Revisión de documentación relacionada a compras, contratación, pago de proveedores, etc.
Lleva control de stock de la Dirección.
Prepara documentación a la Unidad de Administración, para cumplimiento de los procesos de adquisiciones.
Pago de remuneraciones y impuestos mensuales
Revisión de rendiciones de caja chica.
4. Asistencia Unidades
Realizar y recibir llamadas telefónicas.
Otros que la Director determine como apoyo relevante para las Unidades.
Carga de datos en las Plataformas MINCAP, RED SALAS o sistema internos.
Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de procesos conforme a planificación entregada por las Unidades y validada por la Dirección.
5. Funciones Transversales
Uso de hardware (fotocopiadora, escáner, proyector, etc).
Derivar a unidades internas o externas consultas, evaluando la pertinencia
Mantener la confidencialidad y privacidad de la información recepcionada y emitida.
Recordar e informar permanentemente los procesos y plazos administrativos a directorio.
CONDICIONES
HONORARIOS $ 200.000 Monto líquido
Jornada
Media Jornada Mañana
9:00 a 13:00 hrs